Comment élaborer un rétroplanning commercial ?
Le planificateur de ventes est un outil de communication qui permet de planifier de manière optimale les différentes étapes et actions envisagées dans le cadre d'un projet commercial ou marketing. L'objectif de cet outil est de permettre aux différentes équipes impliquées d'avoir une vue d'ensemble des étapes clés d'un projet en définissant les responsabilités, les tâches et les obligations de chacun. De ce point de vue, la planification rétrospective d'entreprise est un document important qui doit être rigoureusement mis en œuvre en adoptant une approche participative et globale impliquant les différentes parties prenantes.
De nombreux outils et logiciels sont disponibles pour préparer votre propre plan de replanification. Cependant, l'un des outils les plus utilisés actuellement est Microsoft Excel, en raison des nombreuses fonctionnalités et options qu'il propose.
Dans cet article, nous allons d'abord explorer les caractéristiques et les avantages d'un régime d'entreprise. Ensuite, nous nous intéresserons aux différents avantages, options et fonctions que propose Microsoft Excel pour réaliser un tel appareil.
Table des matières:
Qu’est-ce qu’un rétroplanning commercial ?
Comment faire un rétroplanning commercial ?
Quels sont les avantages d’un rétroplanning ?
Quelle est la différence entre un planning et un rétro planning ?
Comment créer un rétroplanning commercial sur Excel ?
Pourquoi utiliser Microsoft Excel pour votre rétro planning commercial ?
Qu’est-ce qu’un rétroplanning commercial ?
Il est important d'inclure toutes les informations pertinentes qui peuvent vous aider à améliorer votre productivité et à atteindre vos objectifs de vente dans votre carnet de commandes. Le côté commercial doit être clair et visible en intégrant des indicateurs de performance clés et en adoptant une structure simple et facile à lire.
Comment faire un rétro-planning commercial ?
Créer une maquette commerciale implique de respecter un certain nombre de paramètres et facteurs importants. Il est crucial de respecter les normes et règles classiques de préparation et de mise en œuvre d'un plan d'affaires afin de produire un produit final de qualité, facile à lire et à interpréter par toutes les parties prenantes. En suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez être sûr de produire un remappage sans faille.
La première étape à considérer avant de commencer à mettre en place votre reverse planning commercial est de procéder à un découpage cohérent des différentes phases clés de votre projet. Pour la rétrospective commerciale, il est indispensable de mentionner les étapes suivantes : identification du public cible, conception et commercialisation du produit/service, détermination des indicateurs de performance, suivi et évaluation des ventes, suivi et évaluation des retours clients, etc. En répertoriant les tâches du projet de manière complète et précise, vous aurez une meilleure vue de votre plan de travail et des détails de votre calendrier. Pour une meilleure organisation, il est recommandé de diviser les tâches en groupes de sous-tâches pour assurer un meilleur suivi. Cet exercice est particulièrement utile si vous envisagez d'impliquer d'autres collaborateurs pour effectuer les sous-tâches.
Une fois les différentes phases du projet identifiées, il est conseillé de confier à un collaborateur la conduite d'une ou plusieurs tâches selon le besoin et les compétences. Responsabiliser les membres de votre équipe vous donne un espace supplémentaire pour réfléchir aux priorités stratégiques et aux actions qui doivent être prises en compte pour développer vos opérations commerciales. En responsabilisant vos équipes, vous pouvez facilement suivre l'avancement de votre projet grâce à des réunions individuelles en personne. De plus, vous développez l'estime de soi et la confiance en soi de vos employés, ce qui augmentera inévitablement leur productivité.
La troisième et la plus importante étape que vous devez franchir pour réussir à planifier votre travail consiste à estimer le temps nécessaire pour terminer chaque tâche du projet. Une estimation du temps vous donne une idée approximative des ressources (financières, logistiques, etc.) nécessaires pour mener à bien le projet. Il permet également de définir une meilleure organisation et répartition des tâches. L'amélioration de ces deux éléments est fondamentale pour le succès de votre entreprise. Pour obtenir une meilleure estimation du temps nécessaire pour accomplir chaque tâche, une comparaison complète avec des projets similaires antérieurs est recommandée.
La quatrième étape pour améliorer le développement de votre entreprise consiste à procéder dans l'ordre chronologique en sens inverse. L'objectif est de commencer par la dernière étape du projet et de découvrir le niveau de dépendance entre chaque étape en identifiant les besoins, les risques et les opportunités qui y sont associés. La meilleure façon d'organiser les tâches inverses est un diagramme PERT. C'est une manière graphique de mieux visualiser la chronologie des événements et des tâches.
Une fois que vous avez préparé toutes ces informations, il est temps de parcourir votre backlog et d'organiser visuellement les étapes du projet. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils et des programmes en ligne disponibles gratuitement et conçus principalement pour cet exercice. Parmi ces outils, on citera Microsoft Excel, compte tenu des nombreuses fonctionnalités et options proposées par le programme.
Quels sont les avantages d’un rétroplanning ?
Plusieurs raisons peuvent justifier l’utilisation d’un rétroplanning surtout pour les projets à caractère commercial. L’utilité de cet outil de communication est de permettre in fine une meilleure communication entre les équipes du projet et une meilleure coordination. Ci-après quelques avantages clés qu’il convient de connaître.
Le rétroplanning permet de déterminer avec précision la date finale de l’aboutissement de votre projet. Par conséquent, la réalisation des différentes tâches et missions connexes devient plus efficace et plus pertinente. Ainsi, il est beaucoup plus simple de faire un suivi exhaustif et optimal des réalisations de vos équipes et de détecter, éventuellement, les axes d’amélioration et les points forts de vos collaborateurs tout en sachant que les projets commerciaux nécessitent une réactivité et un suivi réguliers.
Un deuxième avantage qui découle directement de l’utilisation d’un rétroplanning est le fait d’avoir une vue d’ensemble de chaque étape du projet. Vous pouvez, grâce à la répartition des tâches et des missions par rubrique et par collaborateur, faire un suivi personnalisé de l’avancement du projet. Dans cette perspective, vous pouvez réagir plus rapidement et plus efficacement aux différents imprévus en anticipant les risques et les défis de chaque action.
En ayant une idée sur la date de livraison finale de votre projet, vous pouvez définir de façon plus pragmatique la date de son début en prenant en considération tous les facteurs financiers, logistiques et humains que cela implique. Une meilleure gestion de ces facteurs donne, naturellement, des résultats plus satisfaisants.
Quelle est la différence entre un planning et un rétro planning ?
Le planning et le rétroplanning sont deux outils de communication et de gestion de projet qui sont intimement liés. Cependant, et malgré les points de similarités et les aspects de ressemblance qui caractérisent ces livrables, il est important de relever les points de divergences entre ces deux documents. L’objectif étant d’éviter les confusions inutiles qui pourraient impacter la gestion de votre projet.
Un planning est par définition un plan de travail qui consiste principalement à mentionner les jalons et les points de repère les plus fondamentaux dans le cadre d’un projet. La démarche d’élaboration du planning consiste à définir la première action/phase du projet tandis que dans le cas du rétroplanning, la démarche est inversée. Le rétroplanning ne peut aboutir que si vous avez une connaissance et une maîtrise précises de la dernière action de votre projet.
La démarche d’élaboration constitue la principale caractéristique qui fait la différence entre un planning et un rétroplanning. Par rapport au contenu et aux rubriques d’information qu’il convient d’intégrer dans les deux documents, l’approche reste quasiment la même.
Ce qu’il faut retenir pour produire des plannings et des rétroplannings de qualité est le fait de fixer les dates, les missions et les phases clés de votre projet. Si vous disposez de ces informations, il devient beaucoup plus simple de réaliser des projections à court, à moyen et à long terme et donc, de mieux situer les opportunités et les défis qui pourraient surgir en cours de route.
Comment créer un rétroplanning commercial sur Excel ?
Plusieurs logiciels et solutions informatiques permettent de réaliser des rétroplannings commerciaux de qualité. Parmi les logiciels les plus utilisés actuellement et qui proposent des fonctionnalités et des paramètres d’utilisation simplifiés, nous retrouvons notamment Microsoft Excel. Dans ce qui suit, nous allons présenter les étapes et les modalités à suivre pour préparer votre rétro planning sur Excel tout en précisant les avantages liés à cette utilisation.
La première chose à faire avant de commencer l’exercice de création sur Microsoft Excel est de télécharger la dernière version du logiciel afin de bénéficier des dernières options et fonctionnalités proposées par l’outil. Dans le cas contraire, il est possible que certaines options soient inactives.
Il est indispensable également de définir les étapes clés et les points de référence et d’information que vous souhaitez inclure dans votre rétro planning commercial. Vous pourrez ensuite commencer l’opérationnalisation effective de l’exercice.
Commencez par donner un titre à votre rétroplanning et classez votre classeur dans une dossier facilement repérable dans votre ordinateur. Ensuite, vous devez concevoir votre tableau, qui constitue le contenant de toutes les informations du projet.
Après la conception de votre tableau, vous devez introduire les catégories principales de votre rétroplanning. Au niveau de la première colonne, vous pouvez lister les actions commerciales et les jalons les plus importants du projet. Un listing exhaustif est souhaitable afin de garder une cohérence dans les délais de réalisation et dans la durée estimative globale du projet.
La deuxième colonne de votre tableau doit inclure les noms des collaborateurs chargés de superviser chaque mission et chaque action commerciale ainsi que des éléments de contact (numéro de téléphone ou adresse e-mail professionnelle) pour faciliter la joignabilité et la communication entre les collègues.
Une troisième colonne doit être ajoutée pour inclure le délai de réalisation de chaque action. C’est la colonne la plus importante de votre fichier car elle renseigne sur la période globale du projet.
Une quatrième colonne doit être réservée à l’état d’avancement de chaque action commerciale. Ceci vous permet de garder un œil, en temps réel, sur l’évolution du projet. Ainsi, il est possible de prendre les décisions adéquates pour remédier à d' éventuels dysfonctionnements en cours de route.
Pour identifier les tendances et pour marquer les alertes, il est possible d’utiliser des couleurs de remplissages particulières. Cependant, vous devez créer une légende pour faciliter le repérage et la lecture des autres utilisateurs qui ne sont pas forcément impliqués dans la conception du rétroplanning.
Pour les moins initiés, il est possible de télécharger des modèles prédéfinis de rétroplannings commerciaux gratuitement sur Microsoft Excel. Ensuite, vous pouvez personnaliser le Template de votre choix en y apportant les modifications de fond et de forme que vous jugerez nécessaires et ce, en fonction de votre projet commercial, de la nature de vos besoins et surtout de la période globale de votre projet.
Pourquoi utiliser Microsoft Excel pour votre rétro planning commercial ?
Les projets commerciaux et les actions marketing sont, en général, des opérations collectives qu’il convient de traiter de façon participative. Sur Microsoft Excel, et grâce aux options de partage et de collaboration, vous pouvez travailler en équipe sur une seul et même classeur Excel. Cette option rend la collaboration plus efficace et la communication plus fluide. Dans ce sens, vous pouvez personnaliser les paramètres d’accès en identifiant les utilisateurs qui peuvent modifier le contenu de votre rétroplanning et ceux qui peuvent uniquement accéder comme lecteurs.
L’utilisation de Microsoft Excel est relativement simple et intuitive contrairement à d’autres solutions informatiques disponibles dans le marché. L’architecture de l’interface principale est conçue de sorte à offrir une expérience utilisateur de qualité et à permettre une navigation rapide.
Un autre paramètre important qui rend l’utilisation de Microsoft Excel plus attrayante est l’option de sauvegarde en ligne. Ainsi, il est possible d’enregistrer les évolutions de votre rétro planning en ligne et d’y accéder facilement depuis n’importe quelle machine à condition de disposer d’une connexion internet.
Le rétroplanning commercial peut comprendre plusieurs types de données importantes qu’il convient de partager avec les équipes concernées par le projet. Sur Microsoft Excel, la visualisation des données est simplifiée. Vous pouvez produire des graphiques et des schémas visuellement attrayant pour présenter les tendances et les évolutions du projet. Les options esthétiques de mise en page sont avancées et élaborées au niveau du logiciel et permettent de produire des résultats impeccables.
Un rétroplanning commercial est un outil de gestion de projet fondamental et important qu’il convient d’élaborer avec un degré de précision infaillible. Il s’agit d’une feuille de route qui comporte les étapes et les phases clés du projet ainsi que des actions et activités qui cela implique. Pour concevoir un rétroplanning commercial de qualité, il est crucial d’entreprendre une démarche d’élaboration bien verrouillée en utilisant les bons outils informatiques et les bonnes ressources.